Intrucât în ultimul timp m-am lovit puternic de birocrația legată de înființarea unui ONG în România anului 2009, m-am gândit să produc un mini-ghid care să orienteze începătorii în acest demers.
În primul rând, lectura obligatorie este ghidul Altermedia, actualizat în aprilie 2009, sau acest Ghid studenţesc, bine pus la punct de altfel.
Din considerente de spaţiu, nu voi înşirui aici toate detaliile concrete legate de înfiinţare, ci mai degraba acei do-s and don't-s care nu se regasesc nici în legislaţie, nici în majoritatea Ghidurilor pe temă. Aşa că, dacă sunteţi minim trei oameni hotărâţi, cetăţeni români sau străini, uite cum se face:
1. Rezervarea denumirii.
2. Identificarea și obținerea actelor pentru sediu.
3. Întocmirea actelor constitutive.
4. Constituirea patrimoniului.
5. Obținerea cazierului fiscal pentru membrii fondatori.
6. Dobândirea personalității juridice. Înscrierea în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor de la grefa judecătoriei.
7. Certificatul de înregistrare fiscală.
8. Ștampilă și imprimatele cu regim special.
9. Deschiderea contului bancar.
1. Rezervarea denumirii
Se face la Ministerul Justitiei, Serviciul de Relatii cu Publicul si Evidenta ONG, strada Apolodor nr. 17, sector 5, telefon/fax: (021)312.40.23. Adică pe o străduţă undeva în spatele Curţii de Apel Bucureşti, lângă Piaţa Naţiunile Unite şi foarte aproape de Unirii. Costă puţin, 5 lei (platiţi anterior la Trezoreria de sector), şi se eliberează relativ rapid 4-5 zile.
Sfatul meu ar fi să alegeţi o denumire cât mai scurtă şi la obiect, pentru că altfel vă veţi trezi că trebuie să completaţi pe toate actele nume kilometrice, care uneori nici nu încap în toate formularele. Valabilitatea rezervării e 3 luni.
2. Identificarea şi obţinerea actelor pentru sediu
Aici e marea problemă de obicei. Majoritatea ONG-urilor sunt "de apartament", în sensul că membrii fondatori apelează la rude binevoitoare sau proprietăţi în dotare pentru a constitui un comodat (contract de folosinţă gratuită) şi de a avea un sediu. E important de ştiut că acest contract, fiind gratuit în esenţă, nu implică niciun fel de obligaţie financiară din partea proprietarului - NU este necesară autentificarea lui la notar, nu este necesară nicio înregistrare la Administraţia Financiară sau plata vreunui impozit. Singura obligaţie importantă revine în sarcina Asociaţiei, care trebuie să se îngrijească de spaţiu ca un bun proprietar.
Se poate si cu contract de inchiriere şi chiar şi numai cu declaraţia notarială a proprietarului imobilului. În unele cazuri, se mai cere şi acordul vecinilor (sub forma unei liste cu semnături) şi/sau a Asociaţiei de proprietari - dar asta doar dacă desfăşuraţi anumite activităţi mai "zgomotoase" la sediul asociaţiei.
3. Întocmirea actelor constitutive
Adică actul constitutiv şi statutul.
Statutul reprezintă "legea" asociaţiei şi de aceea e bine să îl gândiţi temeinic. Modele sunt peste tot pe net, însă trebuie să vă asiguraţi că va conţine cel puţin elementele minime din legislaţia specifică (OG 26). Sfatul meu ar fi să îl faceţi cât mai simplu, cu prevederea că el va fi detaliat printr-un Regulament Intern. De ce aşa? Pentru că orice modificare a actelor constitutive trebuie înregistrată la Judecătorie, pe când modificarea RI o pot face organele asociaţiei oricând, fără dureri de cap, costuri şi alergături.
Actul constitutiv este un rezumat al statutului, care conţine dacă vreţi elementele esenţiale - membrii fondatori, misiune, obiectiv, patrimoniu, etc.
Actele pot fi legalizate de notar sau certificate de avocat. Recomand a doua variantă, mai ales dacă mai aveţi câte un prieten care poate face asta la preţuri minime.. sau pro bono :) Faceţi cel puţin 6-7 exemplare originale, veţi avea nevoie!
In acte să specificati unul sau mai multi imputerniciti care se vor ocupa de toata alergatura generată de procesul înfiinţării! Very important!
4. Constituirea patrimoniului
Asta înseamnă că trebuie să vă prezentaţi la o bancă oarecare şi să depuneţi cel puţin un salariu minim pe economie - în prezent 600 RON - pe care să îi lăsaţi acolo până la ultima etapă, deschiderea contului bancar. Statul vrea o garanţie că aveţi cu ce vă finanţa activitatea (sic!). sunt bani pe care ulterior îi veţi putea folosi pentru activităţile Asociaţiei, dar pe care nu îi veţi mai putea retrage pentru a-i folosi în interes propriu.
Se poate sa aduceţi şi bunuri ca aport, însă aici deja procedura e ceva mai complicată.
5. Cazierul fiscal pentru membrii fondatori
This one is a bitch, mai ales dacă membrii fondatori nu sunt din acelaşi oraş. Cazierul fiscal se poate obţine personal sau prin împuternicit (adică procură specială notarială) de la Administraţia Financiară unde vă aveţi domiciliul. Partea proastă e că e valabil doar 30 zile şi trebuie să fie valabil în momentul depunerii actelor. Aşa că dacă 3 membri şi l-au luat iar alţi doi întârzie.... s-ar putea să trebuiască să le scoateţi din nou. Bani aruncaţi şi nu mai vorbesc de alergătură...
Costă 20 RON bucata şi se eliberează pe loc. Măcar atâta.
Sfat: coordonare, coordonare!
6. Depunerea actelor la judecătorie. Dobândirea personalităţii juridice.
Cu toate actele de mai sus, plus taxa de timbru (19 RON) si timbru judiciar, vă prezentaţi la judecătoria pe raza căreia aveţi sediul social şi depuneţi dosarul (la biroul persoane juridice). Vi se dă un număr de dosar (pe care puteţi să îl urmăriţi şi pe net, pe portalul instanţelor) şi vi se comunică termenul la care trebuie să fiţi prezenţi. E bine să nu lipsiţi.
În ce priveşte ora... greu de spus. Şedinţa începe dimineaţa de la 8.30, şi, în funcţie de câte dosare sunt în faţa dvs. şi de numărul de absenţi puteţi să intraţi în scurt timp, sau ... abia după 13.00, 14.00 când se fac de fapt audierile pentru persoane juridice. Eu până acum numai după amiaza am intrat, aşa că.. cel mai bine e să vă rezervaţi toată ziua pentru asta. Dacă mai prindeţi şi o grevă, adio!
Dacă e ceva în neregulă la dosar, veţi primi un termen pentru remediere. Teoretic toate termenele sunt scurte şi în maxim 10 zile ar trebui să aveţi pronunţarea, însă variază de la judecătorie la judecătorie.
După pronunţare, veţi primi prin poştă la sediu o copie a încheierii prin care vi se acordă personalitate juridică şi se dispune înscrierea în RAF. Aşteptaţi să treacă minim 5 zile de la pronunţare, pentru ca hotărârea să devină definitivă şi irevocabilă, apoi prezentaţi-vă la judecătorie cu 5 copii xerox ale comunicării, 5 timbre judiciare de 0,15 RON şi taxe de timbru de câte 2RON/copie, pentru a obţine copii legalizate după încheierea instanţei şi Certificatul de înscriere la RAF. Aceste 2 acte atestă că aveţi personalitate juridică şi sunt, alături de Statut şi Act Constitutiv, cele mai importante acte ale Asociaţiei.
Cu plata taxei de timbru, e distracţie. În Bucureşti, de pildă, pentru unele sectoare se poate plăti la CEC, pentru altele la DVBL de sector. Dumnezeu cu mila, încercaţi să vă interesaţi dinainte ce şi cum.
7. Certificatul de înregistrare fiscală
Cu toată hârţogăraia proaspăt obţinută, plus una bucata DELEGAŢIE (o împuternicire semnată de Consiliul Director prin care membrul X poate face reprezentarea în faţa Administraţiei Financiare), vă prezentaţi la DVBL de sector unde completaţi Cererea 010, pe care NU, nu v-o dă inspectorul, ci trebuie dvs să o cumpăraţi (1leu/buc) fie de la xeroxul de lângă, fie să o descărcaţi de pe net. Dacă tot sunteţi acolo mai plătiţi şi un timbru fiscal de aprox 3 lei.
În 10 zile veţi fi chemat să vă ridicaţi Certificatul de înregistrare fiscală.
8. Ştampilele şi tipizatele
Luaţi din nou toată hârţogaria (în copii xerox evident, plus originale) plus CIF-ul şi mergeţi la orice butic de făcut ştampile. Ideal ar fi să aveţi minim 2 ştampile pentru Consiliul Director şi 1 pentru contabil (da, va trebui să aveţi un contabil autorizat care să vă facă bilanţul anual). Tipizatele la fel, în funcţie de preferinţe. Atenţie însă că pe tipizate trebuie să apară şi contul bancar aşa că în acest caz inversaţi etapele.
10. Cu ştampiluţa, acte şi împuterniciţi, vă prezentaţi la o bancă la alegere unde vă deschideţi cont. Ideal ar fi sa fie aceeaşi bancă unde aţi depus patrimoniul iniţial, ca să nu alergaţi în mai multe părţi.
